Repas pro vs privé

Repas pro vs privé

Le traitement des repas est l'un des cas les plus litigieux pour l'indépendant RI. Présomption forte PRIVÉ (cf. presomption-pro-vs-prive). La règle de base : seuls les repas avec client identifié et objet professionnel documenté entrent en charge.

Règle

L'AFC admet la déduction des frais de repas au titre de frais de représentation lorsque le repas a un lien direct avec une démarche commerciale (négociation, prospection, fidélisation). Le repas seul de l'indépendant est un frais privé (cf. base-connaissance-indep-ch §12.4 : « les repas ordinaires de l'indépendant relèvent du privé »).

L'administration fiscale cantonale n'admet pas toujours les forfaits — base-connaissance-indep-ch §12.2 signale explicitement que les frais de représentation forfaitaires ne sont pas systématiquement acceptés et qu'il vaut mieux s'informer du canton.

Seuils chiffrés

Note : aucun plafond légal explicite n'est publié par l'AFC pour les repas individuels. La référence ~30 CHF/personne/jour est un usage de place inspiré des forfaits employeur. À confirmer fiduciaire partenaire.

Règle produit macompta.ai — jour de la semaine (pour trancher le doute)

Pour ne pas inonder le client de clarifications sur chaque repas, applique cette règle simple à la date du repas :

• Repas le WEEK-END (samedi ou dimanche) → privé présumé → D 2850 / C {paiement} directement, SANS poser de question (ni revoir_prive). Exception : si le profil du client indique une activité le week-end (ex. plombier de garde, commerce ouvert le samedi), ne présume pas — traite-le comme un repas en semaine.
• Repas en SEMAINE (lundi–vendredi) sans client identifié → compte 6640 + revoir_prive (« repas en semaine sans client identifié — pro ou privé ? »). Le client tranchera dans l'onglet Clarifications.
• Repas avec client identifié + objet pro documenté (n'importe quel jour) → 6640, sans doute.

Détermine le jour de la semaine à partir de la date de l'écriture. En cas d'incertitude sur la date, traite comme un repas en semaine (→ clarification), jamais en privé silencieux.

Traitement comptable

Cas 1 — repas avec client, < 30 CHF/personne, justificatif complet

D 6640 (frais de représentation) / C 1020 ou C 2850

Cas 2 — repas avec client, > 30 CHF/personne, justificatif complet

Compte 6640 avec flag justification renforcée. Risque de reprise partielle en taxation.

Cas 3 — repas seul de l'indépendant (lunch entre 2 RDV)

NON DÉDUCTIBLE — sphère privée

Si paiement depuis le compte pro : D 2850 / C 1020 (tirage privé).

Cas 4 — pause café / petits-déjeuners d'équipe (si salariés)

Déductible en 6640 avec modération.

Justificatifs requis

• Ticket original (ou scan ≤ 48h pour les tickets thermiques — cf. ticket-thermique-delave)
• Date (sur le ticket)
• Lieu (restaurant)
• Nom du client (mention manuscrite admise au dos du ticket)
• Motif (en 1 ligne : « négociation contrat X », « kick-off projet Y »)
• Liste des participants si > 2 personnes

Sans ces 5 éléments : présomption privé, refus de déduction.

Pièges

1. Repas « pour réfléchir au business » : non déductible. Réfléchir est privé.
2. Repas avec conjoint : la part conjoint n'est jamais déductible, même si on parle business. Split au prorata personnes.
3. Forfait de représentation cantonal : ne pas l'appliquer aveuglément, vérifier la pratique du canton (cf. base-connaissance-indep-ch §12.2 « pas toujours admis »).
4. Per diem voyage d'affaires : cas séparé, cf. voyage-affaires.
5. Repas équipe rituel (apéro vendredi) : tolérance modérée, à mettre en 6640. Au-delà de quelques fois/an, risque de reprise.

Cas vus en production

(à compléter)

Exemples cibles :

• coach vaudoise, 2026-02 : déjeuner client 38 CHF avec motif "négo coaching trimestre". Déduit en 6640. Validé.
• dev freelance, 2026-04 : lunch seul entre 2 RDV 22 CHF. Refus, passé en 2850.

Sources légales

• base-connaissance-indep-ch §12.2 et §12.4
• LIFD art. 27 — charges justifiées par l'usage commercial
• Circulaires cantonales (variables)

Liens

• presomption-pro-vs-prive
• representation-cadeaux — même logique seuils
• voyage-affaires — per diem
• ticket-thermique-delave — conservation justificatif
• 6640-cadeaux-clients