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Luca
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Pièces justificatives — obligations légales
Pièces justificatives — obligations légales
Cadre légal CO 957a-958f. macompta.ai s'aligne sur le minimum légal — pas plus, pas moins.
Durée de conservation
10 ans pour :
- Livres comptables (journal, grand livre, balance).
- Comptes annuels (bilan, PP) signés.
- Pièces justificatives (factures émises et reçues, contrats, extraits banque).
- Documents fiscaux (déclarations, décisions).
Point de départ : fin de l'exercice auquel les pièces se rattachent.
Pratique : un dossier traité par macompta.ai en 2026 pour l'exercice 2025 doit être conservé jusqu'à fin 2035.
Format admis
- Papier : original ou copie lisible.
- Électronique : autorisé si traçabilité, intégrité, accessibilité garanties.
- Format non modifiable (PDF/A recommandé). - Signature électronique pas obligatoire pour les pièces commerciales (mais recommandée). - Stockage redondé (2 copies sur supports distincts).
macompta.ai : conserve les PDF déposés par l'user dans data/uploads/{userId}/ au format original. Pas d'altération. Cf. project-data-isolation-userid pour l'isolation.
Pièces obligatoires pour un indépendant RI
| Type | Volume typique/an | Format conseillé |
|---|---|---|
| Factures émises (clients) | 20-200 | PDF + numérotation continue |
| Factures reçues (fournisseurs) | 50-500 | |
| Extraits bancaires | 12 (mensuels) | PDF original banque |
| Extraits carte crédit | 12 | PDF original |
| Tickets de caisse pro | variable | Scan papier sinon perdus |
| Contrats (loyer, assurances, leasing) | 5-15 | PDF originaux |
| Décomptes AVS, LPP, 3a | 1-3 | PDF caisse |
| Décompte TVA | 4 (trimestriels) si assujetti | PDF AFC |
| Décision fiscale | 1 | PDF canton |
Numérotation des pièces
Recommandation : numérotation continue par exercice, format YYYY-NNNN.
2026-0001: 1re pièce de 2026.2026-0234: 234e pièce.
macompta.ai n'impose pas, mais utilise un pieceId interne hashé sur le contenu (sha256 doc) pour éviter les doublons.
Pièges et anti-patterns
- Ticket thermique délavé : à scanner immédiatement, le papier disparaît en 3-5 ans. Anti-pattern courant en restauration / commerce. Voir ticket-thermique-delave.
- Facture sans n° TVA fournisseur (si TVA assujetti) : la TVA n'est pas déductible. Refuser la facture ou récupérer un duplicata corrigé. Voir facture-sans-numero-tva.
- Frais sans justif : juridiquement déductible en RI dans la limite du raisonnable, mais l'AFC peut redresser sans pièce. Pratique macompta.ai : on accepte mais on flag.
- Note de frais agrégée : valable si annexée à un détail (date, lieu, montant, motif, bénéficiaire). Sinon l'AFC peut refuser.
- Pièces en double : dédoublonnage automatique macompta.ai sur sha256. Voir deduction-profil-depuis-bilan.
TVA — pièces spécifiques
Si user assujetti TVA :
- Facture émise DOIT contenir : émetteur, n° TVA émetteur, destinataire, date, prestation, montant HT + taux + TVA + TTC.
- Facture reçue : idem pour déduction impôt préalable.
- Voir tva-assujettissement.
Sources
- sources-officielles entrée
co-958 - sources-officielles entrée
afc-tva-2024 - Code des obligations art. 957a, 958c, 958f